Méthode pour réaliser une procédure étape par étape

Avant de se plonger tête baissée dans l’écriture de sa procédure il est bon de se remettre en tête quelques généralités.

faire-sa-première-procédureTout d’abord une procédure est un document et comme tout document, son but est de véhiculer des informations.

Pour véhiculer au mieux la somme des informations, votre procédure devra être:

.

  • - Simple
  • - Concise
  • - Adaptée au public auquel elle s’adresse
  • - Correctement structurée

Une procédure est un document qui décrit étape par étape une facon de réaliser correctement une action ou un ensemble d’actions.

La norme ISO 9001 offre une grande souplesse et nous laisse libre de la forme à donner à notre procédure (Lire cet article sur les procédures qui détaille cela si ce n’est pas déjà fait).

Nous allons dérouler la méthode en prenant un exemple.

Dans notre exemple, nous avons besoin de  créer une procédure concernant une formation dispensée par un organisme externe.

L’exemple sera écrit « en vert » dans l’article.

Étape 1: Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure

Ici vous allez lister l’ensemble des informations, une bonne méthode est de se poser 5 questions:

Quelles informations dois-je inclure pour être conforme à ce que demande:

  • la norme ISO 9001 ?
  • la direction ?
  • nos clients ?
  • les lois et règlements applicables pour les actions décrites ?

et Comment profiter de cette procédure pour faire que les informations que je demande participent à l’efficacité des actions réalisées ?

 

Hop ! Ok maintenant que j’ai compris, je m’y mets:

Les paragraphes principaux de la  norme ISO 9001 concernés sont :

- 4.1 Exigences générales

Pour sa partie sur l’externalisation (n’oublions pas que dans notre exemple, il s’agit d’une formation dispensée par un organisme externe) avec les notes 2 et 3 du même paragraphe.

- 4.2.4 Maîtrise des enregistrements

Il y a fort à parier que nous devrons garder des traces des actions entreprises (les traces à garder seront détaillées dans les différents chapitres, on vous parlera à chaque fois d’ »enregistrements ».

- 6.2.2 Compétence, formation et sensibilisation

Qui dit formation dit gestion des compétences…

-7.4 Achats

La formation sera « achetée » à un organisme externe

- 8 Mesure, analyse et amélioration

Profitons de la procédure pour vois s’il n’y a pas d’indicateurs à prélever à l’occasion des actions à mettre en place ou de gestion des non conformités, dans le cas où tout n’irait pas pour le mieux par exemple.

Une fois que j’ai fait ce travail pour la norme ,je me pose les questions:

Quid des exigences issues de ma direction:

(= Budget inférieur à 1500 euros HT / jour de formation dans tous les cas pour 2013 et solliciter le plus possible les organismes de formation validés par la Direction et mettre à jour leur notation)

Et les clients exigent quoi ?

Les clients exigent que le personnel intervenant sur leurs dossiers soient compétents

Ce qui suppose de faire un cahier des charges pour les différentes formations (= Le programme de formation  doit contenir obligatoirement…)

Des exigences particulières pour les lois et règlements ?

On va prendre le cas simple pour notre exemple, où cette source d’exigence est nulle.

Cela ne pourrait ne pas être le cas, si vous avez fait entrer les finances dans le champ de votre démarche qualité (documents comptables et administratifs à conserver ou à produire…) ou si cette formation était basée sur une exigence en terme de sécurité ou en renouvellement (formation valide pour 3 ans par exemple).

Et en terme de performance ?

Nous prendrons le cas d’une formation technique où la compétence et les aptitudes des personnes formées devront être vérifiées durant la formation pour que les stagiaires soient opérationnels immédiatement.

Donc ici: Personnels formés, compétents et aptes à exécuter une tâche apprise lors de la formation immédiatement après celle-ci.

Étape 2: La modélisation de la procédure

Je suis un adepte de la procédure d’une page, un logigramme décrivant « Qui » Fait Quoi » et « Comment » suffira.

Pas de blabla inutiles.

Je vais avoir besoin de de 4 symboles et des connecteurs, la description ci-dessous:

Apprendre à faire une procédure

 

On découpe une page en 3 parties « Qui »,  « Fait Quoi » et « Comment » et on met un bandeau en entête pour être nous-même conforme à ce que demande le paragraphe 4.2.3 de la norme, relatif à la maîtrise des documents.

Le bandeau contiendra ceci:

Bandeau procédure iso 9001

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Ce qui nous donnera sur une page ceci:

procédure vierge iso 9001.

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Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés dans « Etape 1: Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure » à l’aide des formes expliquées plus haut.

Cela pourrait nous donner la procédure suivante:

exemple procédure iso 9001.

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.

 

Étape 3: Faire vivre la procédure !

 Comme tous les documents, une procédure n’est pas faite pour être un document gravé dans le marbre ou dormir bien au chaud dans un Classeur « Qualité ».

Vous aurez à cœur de confronter votre procédure à la réalité du terrain, et de faire de chaque remontée une opportunité d’améliorer, d’affiner votre procédure.

 

Voilà pour ce petit cours sur la modélisation de votre première procédure.

 

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Comments

4 Comments so far

  1. INTRAQUAL on janvier 31, 2013 11 h 03 min

    Bel exemple, on à à peu prés la même chose, mais avec une étable B2 ou l’on rédige dans le détail le fonctionnement de la « procédure ».
    On pourrait aussi ajouter une préconisation, impliquer dans la conception les collaborateurs qui « font » réellement la tache, cela permets de d’écrire ce que l’on fait et pas ce que l’on voudrait faire, et surtout d’obtenir une bien meilleure adhésion de tous.

  2. admin on février 4, 2013 16 h 00 min

    Bonjour,

    Évidemment j’implique, comme vous, les acteurs concernés dans l’écriture de la procédure.

    Par contre il faut s’employer à décrire ce que l’on souhaite faire (tout en étant réaliste) mais pas ce qui est fait.

    Car si ce qui est fait n’est pas ce que souhaite la direction ou n’est pas suffisant pour assurer la qualité du produit, il n’y a aucun intérêt à le coucher sur une procédure…

  3. INTRAQUAL on février 4, 2013 17 h 05 min

    Exact, mais écrire « des rêves pieux » à une conséquence immédiate, la non conformité au premier audit. Personnellement je préfère écrire ce que l’on fait réellement et mettre en place des actions d’amélioration et des indicateurs pour se rapprocher le plus vite possible de ce que l’on souhaite faire ;)

  4. admin on février 4, 2013 17 h 29 min

    Bonjour cher collègue,

    Notez que j’avais précisé « tout en étant réaliste » donc pas de rêves pieux.

    De plus vous n’avez pas à craindre de non conformités à l’audit puisque les écarts dans un système performant devrait être détecté par une non conformité par l’entreprise elle même (avant l’audit) + actions correctives…(donc pas de non conformités à craindre à l’audit).

    En Qualité il faut être exigeant :) Sinon la maxime « Ne visez pas la médiocrité vous risqueriez de l’atteindre » pourrait devenir une réalité pour l’entreprise concernée :)

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