1) Introduction à la gestion documentaire

Une docuDocuments Qualitémentation pour être efficace doit être concise et adaptée sur le fond et la forme à ceux qui vont l’utiliser.

En pensant à la documentation beaucoup de débutants se demandent si ils en ont fait « assez ».

Comprenez par là:

« Ais-je écrit suffisamment de procédures pour obtenir la certification ISO 9001 » ?

« Avons nous assez d’enregistrements à montrer à l’auditeur? »

« Mon manuel Qualité est il assez détaillé? »

Ils se lancent alors dans une écriture de documents inutiles pour se rassurer, pensant contenter l’auditeur.

Or, l’auditeur vérifiera deux choses:

  1. L’ensemble de la documentation exigée par la norme est elle accessible? identifiée? mise à jour? (conformité)
  2. La documentation est elle utilisée dans l’entreprise? A t elle une valeur ajoutée? (efficacité)

Donc si vous écrivez pour l’auditeur vous passerez à coup sûr à côté de votre objectif.

N’écrivez pas de documents pour l’auditeur mais pour vos collègues de travail !

2) Une représentation structurée de la documentation

Cette représentation nous est fournie par la pyramide documentaire suivante:

.

.

.

.

.

.

Que nous montre cette pyramide?

Les types de documents y sont représentés ainsi:

– Les documents les plus « importants » sont représentés en haut.

– Plus on « descend », plus cette représentation est détaillée et le nombre de documents est important.

Les articles suivants auront pour objet l’étude des différents types de documents.

Partagez ce contenu...Tweet about this on TwitterShare on Facebook0Share on Google+0Share on LinkedIn0Email this to someone

Comments

12 Comments so far

  1. asma on juin 6, 2010 11 h 52 min

    dear Mr,
    the idea of my project at the end of study focuses on developing a quality manual, I find no problem in preparing the manual, but I do not know how to approach the theoretical part

  2. admin on juin 6, 2010 19 h 21 min
  3. Gabriel on juillet 7, 2010 14 h 26 min

    Bonjour,

    Dans la représentation en pyramide du système documentaire ci-dessus, les « procédures » ne sont-elles pas des « documents opérationnels » comme les protocoles, mode opératoires, tâches et autres fonctionnements de personnes?

    Merci,
    Gabriel.

  4. admin on juillet 13, 2010 17 h 40 min

    Pour ma part j’ai vu les deux représentations présentées (avec les procédures incluses dans les documents opérationnels mais aussi dans certaines représentations elles sont mises à part).
    Les différences de représentation ne sont pas si importantes en soi, c’est un outil qui sert à ne rien oublier et à expliquer à ses équipes la différences et l’utilité des différents types de documents.

  5. Martine on mars 14, 2011 15 h 08 min

    J’avoue que actuellement notre système s’arrête aux documents opérationnels, les enregistrements étant inclus dans ceux-ci.
    Cela est lourd à gérer et le fait de les séparer nous faciliterais la tâche, mais la traçabilité des enregistrement devant être conservé, j’ai peur de faire une usine à gaz, quelqu’un aurait-il un conseil?

  6. admin on mars 14, 2011 15 h 35 min

    Les enregistrements demandent très souvent moins d’efforts que les procédures et autres documents de références pour être gérés.
    Pour alléger votre gestion des enregistrements, commencez par déterminer exactement d’où proviennent les exigences de tracabilité dont vous parlez et quelles sont elles exactement.

    Ainsi vous aurez une vision assez précise de ce que vous faite « en trop ».

    Puis après selon vos besoins, n’hésitez pas à alléger !

    Pour un complément d’info vous pouvez lire cet article traitant des enregistrements pour la norme ISO 9001

  7. boy on juillet 29, 2011 19 h 17 min

    Bonjour, j’ai une question pour vous. La codification /identification des documents qualité est ce une obligation pour d’autres types de formulaires ou enregistrements qui ne font pas parti de ceux demandés par la norme.Je m’explique j’ai beaucoup de formulaires non obligatoires pour la norme mais utilisés pour enregistrer les actions de maintenance. Est ce obligé de les codifier selon la procedures de gestion des documents et enregistrement

  8. admin on juillet 30, 2011 4 h 05 min

    Selon moi vous prenez le problème « à l’envers ».

    1) Si vous avez besoin de ces formulaires pour la bonne marche de vos activités, oui ils doivent être codifiés selon ce que vous avez prévu dans vos procédures.
    Et par « obligé » ne comprenez pas « ce qui est demandé ligne par ligne mais ce qu’il faut lire (traduire) entre les lignes du chapitre 7.
    Et si vous faites une lecture attentive des exigences je ne doute pas que ces documents/enregistrements devront être maîtrisés.

    2) Puisqu’il s’agit d’enregistrements (au moins lorsque les formulaires sont renseignés) n’essayez pas de les codifier (de façon contraignante) selon ce que vous avez prévu…
    Mais partez de la logique inverse et simplifiez votre procédure de maîtrise des enregistrements pour rendre vos enregistrements déjà conformes tels quels… Ainsi, vous règlerez à coup sûr vos tracas !

    Avez vous lu: http://strategik.fr/blog/enregistrements-iso-9001/06/2010/ ?

  9. boy on août 1, 2011 14 h 26 min

    Merci pour ta réponse, je voulais tout codifié pour eviter que l’auditeur tombe sur des documents non identifiés par consequent non maitrisés. Si je vois le nombre de formulaire qui sont creer et utilisés par la maintenance c’est atrononique la gestion des versions deviendra tres lourd, mais vu que c’est des preuves d’intervention et de maintenance sur les machines et batiments ( insfractructures ) je suis obligés de les gerer selon ma procedure generale de gestion des documents et enregistrement.

  10. boy on août 1, 2011 14 h 30 min

    je ne comprends pas comment je prends le probleme à l’envers.

  11. admin on août 16, 2011 15 h 00 min

    Tout simplement car dans votre cas il me semble plus simple et donc pertinent de partir de l’existant pour écrire votre procédure, plutôt que de partir de votre « procédure générale de gestion des documents et enregistrements » pour essayer de l’imposer au quotidien…

  12. Conseils généraux pour la documentation Qualité | Le Blog ISO 9001 | Management de la Qualité, de la Sécurité et de l'Environnement | Scoop.it on décembre 8, 2012 16 h 56 min

    […] Conseil pour bien comprendre les exigences de la norme ISO 9001:2008 pour la documentation…  […]

Name (required)

Email (required)

Site web

Speak your mind