Le tour des enregistrements ISO 9001 en 5 minutes chrono, prêts?

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enregistrement-qualitéA quoi servent les enregistrements?

Un enregistrement est une trace prouvant qu’une action a été effectuée conformément aux exigences de la norme ISO 9001.

Les enregistrements font partie des thèmes de la norme ISO, donnant lieu à l’une des 6 procédures obligatoires (cf.4.2.4 Maîtrise des enregistrements)

Quels sont les enregistrements demandés par la norme ISO 9001:2008 ?

Les  enregistrements requis sont consignés sous forme de tableau. (source: site officiel de l’ISO).

Sous quelle forme dois-je répertorier les enregistrements ?

Comme toujours dans la documentation ISO 9001,la forme est libre.

Je vous conseille de le faire sous la forme d’un simple tableau dont le « bandeau de titres » pourrait être celui-ci:

Et c’est tout ?

Non ! Évidemment, vous vous en doutiez…

Vous devez répertorier les enregistrements obligatoires ET ceux utiles au bon fonctionnement de votre SMQ, donc indispensables à la bonne marche des projets rentrant dans le périmètre de votre certification.

Tous les enregistrements « utiles » même ceux…?

N’allez pas consigner les factures inhérentes aux commandes de papeterie et les justificatifs de tickets resto, concentrez vous sur les enregistrements vraiment utiles aux projets.

Un dernier conseil ?

Couplez le tableau des enregistrements avec un (autre) tableau qui lui serait accolé contenant la liste des documents externes utilisés, vous pourriez par exemple, profiter de l’occasion pour répertorier la norme ISO 9001 .

L’auditeur l’évoquera d’un sourire en coin pour vérifier que vous y avez pensé, rendez lui…son sourire 😉

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Comments

25 Comments so far

  1. Boris UNYUMBE on octobre 27, 2010 14 h 54 min

    Nous sommes entrain d’installer le SMQ dans notre entreprise. Je voudrais suivre le cours par correspondance dans le domaine de management de qualité.
    Merci d’avance

  2. admin on octobre 31, 2010 21 h 14 min

    Je vous ai envoyé un mail à ce propos.

  3. ALLOUCHE Nabila on novembre 30, 2010 12 h 01 min

    i need: tablzau des enregistrements qualité en français please

  4. admin on novembre 30, 2010 14 h 09 min

    Comme indiqué dans l’article le tableau que vous cherchez se trouve ici

  5. leyse on septembre 16, 2011 16 h 04 min

    Bonsoir et en premier lieu un grand merci,
    En lisant vos conseils, je n’ai pas compris ce point particulier:
    « Couplez le tableau des enregistrements avec un (autre) tableau qui lui serait accolé contenant la liste des documents externes utilisés, vous pourriez par exemple, profiter de l’occasion pour répertorier la norme ISO 9001 . »
    par tableau des enregistrements vous entendez un audit documentaire ou diagnostic documentaire dans la société, est ce cela?
    et pour l’autre tableau, qu’entendez vous par liste des documents externes utilisés?

    merci d’avance de votre retour
    Bien Cordialement

  6. admin on septembre 16, 2011 16 h 33 min

    Tableau des enregistrements = tableau qui reprend l’ensemble des preuves (traces) que la norme demande que vous conserviez.
    Documents externes = documents fournis par l’extérieur (clients, partenaires, organismes d’Etat….) et utiles à votre système de management de la Qualité

  7. leyse on septembre 16, 2011 16 h 49 min

    le tableau d’enregistrement est bien donc celui auquel vous faites référebce plus haut « enregistrements requis par la norme »?

  8. admin on septembre 30, 2011 15 h 27 min

    Oui.

  9. Frédéric on décembre 19, 2011 13 h 51 min

    bonjour à vous et merci pour tous vos conseils.
    j’aimerais juste que vous apportiez plus d’info et d’exemple sur « lieu de stockage », « accessibilité », « methode de protection » et « méthode d’identification à minima ».
    merci de votre aide.

  10. admin on décembre 19, 2011 15 h 07 min

    « lieu de stockage » = où classez-vous cet enregistrement ? (Par exemple: Armoire bleue tirroir 2 ou C:…/Qualite/RH/CV

    « accessibilité » Qui a accès ou pas accès à cet enregistrement ? (utile pour les informations sensibles), ( Par exemple: Brevets, CV, factures…)

    « methode de protection » Comment est protégé l’enregistrement ? Par exemple: (Mot de passe,Pièce blanche (Protégé de la poussière pour un enregistrement sur support très fragile par ex) …etc…

    « méthode d’identification à minima » Comment voit-on que le document est un bon de commande et comment distingue-t-on ce bon de commande parmi les autres ? (Par exemple « Bon de commande »+ »Date »+ »3 premières lettres du fournisseur)

    A vous de répondre au mieux à ces questions avec VOS méthodes maintenant que vous avez compris le sens de ces exigences.

  11. Marie on juillet 24, 2012 11 h 40 min

    Bonjour,
    merci une 100ème fois pour votre blog qui fait réfléchir.

    J’ai une question concernant la documentation et les enregistrements.
    Lorsque l’on va utiliser un template par exemple, nous allons utiliser un document utile à un SMQ pour en faire un enregistrement. la maitrise qu’on aura faite sur le template va forcément être répercutée sur l’enregistrement.
    Que faire du cartouche « validé par : XXX le : XX/XX/XXXX » du template lors de sa « transformation » en enregistrement.
    Ca n’aurait pas de sens de mettre cette date et ce nom de l’approbateur dans un contrat par exemple …
    Qu’en pensez-vous ?
    Cela permet effectivement de voir si l’on a bien utilisé le bon template, sauf que c’est assez troublant d’avoir cela sur un document que l’on fait signer…
    Pour moi ce genre de choses c’est la « tambouille » interne de l’entreprise..!

    A bientot je l’espère et merci,
    Marie

  12. admin on juillet 24, 2012 14 h 54 min

    Bonjour Marie 🙂

    Alors si j’ai bien compris votre question porte sur le template qui lui porterait les signes d’un cartouche, et votre gène relative au fait que cela reste visible en tant qu’enregistrement.

    C’est cela ?

    Alors, pour ma part, je partage votre avis, les versions de templates n’intéressent que l’entreprise !

    Vous avez plusieurs solutions pour pallier à cela:

    – 1) Faire un document regroupant chaque template, un document par page, ainsi lorsqu’un template change, seule la page 3 est mise à jour et surtout….seul l’entête du document global (celui regroupant l’ensemble des templates) est réactualisé et donc pas de cartouche visible sur l’enregistrement !
    – 2) Vous pouvez demander à chacun de n’imprimer que la version en ligne…celle ci est forcément validée et indicée discrètement ou sur le nom du fichier…ainsi la maîtrise des templates est réelle sans alourdir vos actions.
    – 3) Si vous avez opté pour une solution « tout papier » et Si votre entreprise ne court pas un risque maximum à utiliser un template v-1, vous pouvez appliquez une gestion light des templates par exemple en enregistrant quelquepart la version cartouchée du template et laissant vos formulaires sans cartouche….la maîtrise se fera alors par vos interventions auprès des opérationnels visant à faire supprimer les précédentes versions….l’auditeur vérifiera cela, et le mauvais auditeur vous mettra une remarque 🙂
    – 4) Mettre en guise de cartouche un liseret fin en bas de page avec les infos utiles et presque invisibles pour ne pas polluer le document

    – 5) Si aucune des 4 solutions ne vous convient imaginez la vôtre, ce sera nécessairement la meilleure 🙂 Comme toujours en qualité, il ne faut pas appliquer « ceci ou cela » mais inventer ses solutions, c’est plus efficace, toujours 🙂

    En espérant vous avoir un peu aidé 😉

    Bon courage ! Et au boulot 🙂

    PR.

  13. el mehdi on novembre 17, 2012 14 h 29 min

    Bonjour ;

    je suis un étudiant en QSE et j’aimerai avoir des exemple des enregistrements (forme de tableau ….) MERCI d’avance

  14. Leila on novembre 18, 2012 11 h 47 min

    Bonjour,
    Je viens de découvrir votre blog et je vous remercie pour tous les conseils que vous fournissez.
    Je dois mettre en place la gestion documentaire pour la certification NF Service et ce n’est pas les mêmes exigences que l’ISO 9001.
    le problème que je rencontre, après avoir écrit ma procédure documentaire, dois-je identifier (référencer) tous les documents,cela me parait trop lourd à gérer et cela fait peur aux collègues de devoir référencer la moindre note ou affiche d’information.
    Merci pour votre aide

  15. admin on novembre 28, 2012 17 h 09 min

    Bonjour,

    Je ne connais pas les exigences particulières de la norms NF pour la documentation.
    Aussi, mieux vaut dans votre cas vous fier à un référentiel pour répondre aux exigences d’un autre !

    Faites une recherche sur le net pour votre besoin spécifique, il doit exister bien des ressources sur le sujet.

    Bon courage.

    PR

  16. admin on novembre 28, 2012 17 h 10 min

    Bonjour,

    Les exemples dont je dispose sont ceux de mes clients, vous comprendrez donc que je ne les communique pas.
    Essayez de faire une recherche sur Google…attentions aux exemples non conformes qui sont légions sur le web !

  17. Pascale on novembre 12, 2013 6 h 54 min

    Bonjour,

    Le problème que je rencontre: dois-je identifier (référencer) tous les documents,cela me parait trop lourd à gérer de devoir référencer la moindre note le moindre document de travail ou d’information.

    Pour être plus précise je viens d’avoir mon audit de suivi de certification et l’auditeur m’a mis une non conformité parce que tous les documents utilisés dans ma société (y compris les bons repas) ne sont pas référencés.
    J’hallucine et trouve que c’est un abus de pouvoir !
    Votre point de vu m’intéresse au plus haut point.
    Merci

  18. admin on novembre 12, 2013 18 h 20 min

    Bonjour Pascale,

    Sous réserve que vous ayez bien interprété les remarques de l’auditeur, je vous dirais que votre ressenti est le bon.

    Procédons par étape:

    1) La norme vous demande de créer des règles de gestion pour les enregistrements obligatoires « par type d’enregistrements » (et non pour tous un à un…).
    La liste est contenue dans l’article

    2) A cela il faut ajouter les enregistrements que VOUS jugez utiles.

    Si les « bons repas » ne répondent pas à une exigence de la norme (et j’imagine que non) et que vous n’y voyez pas d’intérêt de vous fixer des règles de maîtrise autres que celles que vous appliquez naturellement dans le travail au quotidien, alors il n’y a pas lieu de les considérer comme des enregistrements à maîtriser au même titre que les enregistrements obligatoires.

    L’auditeur a probablement (restons prudent) dérapé.

    Je ferai très prochainement un article qui risque de vous interesser !

    A bientôt et bon courage.

    PR.

  19. Pascale on novembre 15, 2013 1 h 21 min

    Merci Philippe pour cette réponse très détaillée et qui me dit que je ne suis pas tout à fait en tord !
    Bonne journée

  20. Yuston on octobre 2, 2014 10 h 08 min

    Bonjour,

    Je viens de découvrir votre blog et je vous remercie pour tous les conseils que vous fournissez.

    J’ai une petite question concernant les enregistrements !!

    si j’ai bien compris, nous devons répertorier tous les documents exigés par la norme (les 21 enregistrements) + les autres que nous jugeons utiles, et fixer des règles d’enregistrements (selon le 4.2.4) ? du genre : 1 revue de direction ou de processus : durée de conservation 5 ans, lieu de conservation : classeur rouge dans l’armoire bleu, accessibilité, M X seulement…ainsi de suite pour chaque document ?

    Ou il faut vraiment enregistrer document par document ? Ex: rapport de contrôle Qualité N°1 (et donner les règles), Rapport N°2 , Rapport N°3 …(ce que devient super lourd)

    Merci pour votre aide!
    Bonne journée

  21. yohane francel on novembre 6, 2014 11 h 04 min

    Bjr,
    Je suis actuellement en fin de formation qhse et, dans un questionnaire qui nous ai donné il est question de citer au moins dix enregistrement qualité, quelqu’un peut il m’aider?
    Merci d’avance.

  22. Ann on novembre 25, 2014 0 h 16 min

    Bonjour Monsieur,

    Je suis entrain d aider a metre en place le SMQ a notre usine et j ai pas beaucoup d experiences dans la gestion documentaire. Ma question est la suivante : Doit on codifier les procedures et Mode Operatoire en faisant la reference au processus auquel il est ratache dans le code ? Moi j avais eu idee de metre par ex : PRO/PROD/01 ca serait la premiere procedure (PRO) du department de Production (PROD). Mais un consultant m a fait dire que mon code n est pas complet et qu il fallait qu on voit dans le code a quel processus est rattache la procedure en question? Pouvez vous m eclairer pour la codification?

    Doit on obligatoirement decrier tous nos processus? ne peut on pas simplement transformer ces processus en procedure?

    Quelle est la difference entre mode operatoire qui dit comment faire et une procedure?

    Merci de m aider!

  23. admin on novembre 25, 2014 0 h 55 min

    Bonsoir Ann,

    Je pense que le consultant vous a conseillé de rattacher la codification au processus pour plus de visibilité.
    Pour autant, ne pas le faire n’est en rien une faute et si vous le rattachez au département cela est aussi bien.
    Donc, vous avez le choix, et quelle que soit votre décision aucun auditeur ne pourra vous le reprocher.

    Pour votre question sur la description des processus et procédures, attention ce n’est pas du tout la même chose.
    Un processus est une activité, une procédure décrit la bonne façon de conduire une action (de l’activité par exemple) étape par étape.
    Exemple : Processus production, procédure « vérification des pièces usinées »
    Vous voyez ici que la distinction entre processus et procédure est nette.

    La différence entre procédure et mode opératoire.
    Une procédure décrit comme nous l’avons dit plus haut la bonne façon de conduire une action étape par étape.
    Le mode opératoire est plus précis encore, il se retrouve souvent sous forme de « recette de cuisine » c’est à dire jusqu’au geste, dosage etc.

    Pour autant, la norme ISO 9001 ne fait pas de différence entre procédure et mode opératoire.
    Seules les procédures y sont mentionnées.
    Aussi en étant maline, je vous conseille d’appeler toute procédure, tout mode opératoire et instruction : « procédure ».
    Et ceux quelle que soit la forme du document de référence.

    Cela vous simplifiera la vie et celle de vos équipiers aussi.

    En espérant vous avoir aider ! 😉

    PR.

  24. admin on novembre 25, 2014 0 h 58 min

    Si il s’agit d’enregistrements de la norme ISO 9001; vous avez dans l’article la liste des enregistrements obligatoires qui sont en nombre supérieur à 10.
    Lisez, relevez les enregistrements (dans l’image) et vous y arriverez.

    PR.

  25. admin on novembre 25, 2014 1 h 03 min

    Évidemment vous ne devez faire cela par type d’ENREGISTREMENTS ex tous les rapports d’audits internes sont archivés dans le dossier ….Qualité/audits/audits internes etc etc.
    La norme vous dit que les enregistrements sont des documents particuliers.
    Ceci ne concerne que les enregistrements pour les autres documents exemple : document externe « plans clients » diffusés après approbation, il n’y a pas obligation de faire figurer tout cela avec autant de détails.

    En espérant vous avoir aidé.

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