Formation «Maîtrisez la gestion documentaire ISO 9001 de A à Z»

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Cette formation traite de façon exhaustive de la gestion documentaire d’un système de management de la Qualité ISO 9001.

Elle vous apportera toutes les connaissances et les outils nécessaires à la gestion documentaire de votre entreprise.

Cette formation est conçue pour être interactive, faisant la part belle à de nombreux exercices pour illustrer les savoirs théoriques et valider vos acquis au fur et à mesure.

public-formdocResponsables Qualité, Assistants Qualité, Responsable documentaires

duree-formdoc3 journées.

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 «Formation Gestion Documentaire»

I/ Introduction à la gestion documentaire répondant aux exigences de la norme ISO 9001

  • Présentation des différents types de documents constitutifs de votre SMQ: La pyramide documentaire
  • Savoir faire la différence entre documents et enregistrements
  • Les idées générales de la norme ISO 9001 pour la gestion documentaire
  • Les 5 règles d’or à connaître pour une documentation efficace

II/ La Maîtrise des documents

2.1) Les procédures

  • Qu’est-ce qu’une procédure ?
  • Quelle différence doit-on faire entre une procédure, un mode opératoire et une check-list ?
  • Un mot sur l’utilité des modes opératoires et des check-lists
  • Quelle forme doit avoir une procédure ?
  • Les 6 procédures obligatoires
  • Quand devez-vous écrire plus de 6 procédures ?
  • Quelles sont les caractéristiques d’une procédure efficace ?
  • Exercer son esprit critique (+ Exercice)
  •  Écrire sa première procédure (+ Exercice)
  • Les règles de codification pratiques et minimalistes d’une procédure
  • La procédure de Maîtrise documentaire
  • Savoir communiquer efficacement avec équipe autour des nouvelles procédures
  • Améliorer ses procédures
  • Dans quels cas est-il souhaitable de supprimer des procédures ?

2.2) Les documents relatifs aux processus

> 2.2.1) La cartographie des processus

Apprendre à modéliser sa première cartographie des processus (+ Exercice)

> 2.2.2) Les fiches d’identité processus (+ Exercice)

> 2.2.3) Communiquer les indicateurs de performance des processus avec des visuels efficaces

2.3) La politique Qualité

  • Qu’est-ce qu’une politique Qualité ? A quoi sert-elle ?
  • Savoir rédiger une politique Qualité mettant en valeur les atouts de l’entreprise

2.4) Le Manuel Qualité

  • Les exigences de la norme pour le Manuel Qualité
  • Vous souhaitez un manuel qualité court: Comment écrire un Manuel Qualité conforme en 2 à 4 pages maximum ?
  • Vous souhaitez un manuel qualité étoffé: Comment en faire un document de communication efficace auprès de vos clients ( et en interne) ?

2.5) Les documents relatifs à la prise en compte de la parole du client

Réaliser sa première enquête de satisfaction (+ Exercice)

2.6) La maîtrise des documents externes

Que demande la norme à propos des documents que vous n’avez pas écrits ?

III/ La Maîtrise des enregistrements

3.1) Pour une gestion pertinente des enregistrements

  • Qu’est ce qu’un enregistrement ? (Rappel)
  • Les enregistrements comme preuves pour l’auditeur
  • La liste des enregistrements obligatoires
  • Les enregistrements présentés comme non obligatoires mais nécessaires selon votre secteur d’activité

3.2) Cas particuliers: Les enregistrements que vous pouvez exclure en motivant votre décision

3.3) Le tableau des enregistrements (+ la procédure de Maîtrise des enregistrements)

3.4) Savoir rédiger un rapport de la revue de direction efficace (+ Exercice)

4) La gestion moderne des documents et enregistrements

4.1) Les versions informatisées

  • La simplification du « versioning »
  • Une gestion plus simple des archives
  • Oubliez les signatures, les droits et privilèges les remplaceront efficacement !

4.2) L’apport du « cloud »

  • Le cloud: un disque dur accessible en ligne et (si vous le souhaitez) gratuit
  • La simplicité au service de votre gestion documentaire :Si vous savez vous servir d’un ordinateur vous saurez utiliser le cloud !
  • Les notifications…pratique pour l’information !
  • L’indexation…les mots clés (tags) ont remplacé avantageusement le stockage physique
  • Accédez de partout à vos données avec ou sans connexion internet !

4.4) Les précautions à prendre pour tirer avantage des nouvelles formes de gestion documentaire, sans avoir à pâtir des risques associés à ces nouvelles méthodes.

Quelques règles simples de gestion et de sauvegarde à respecter pour éviter les soucis.

supports-formdoc

  • Le format papier des diapositives vidéo-projetées + Supports d’exercices
  • Exemples et modèles de documents vierges
  • La norme ISO 9001 reformatée

lieu-formdoc

Dans votre entreprise ou si vous préférez dans une salle de formation externe à vos locaux.

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remarques-formdoc

Cette formation, comme toutes celles du catalogue de ce site, peut être prise en charge par votre OPCA.

Si vous demandez un devis pour cette formation, tous les détails pour la prise en charge de la formation vous seront expliqués.

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