Se faire auditer, une exigence de conformité, une volonté d'efficacité

Une méthode d’audit identique à celle d’un audit de certification

Un audit comme outil de progrès pour votre entreprise

Un auditeur IRCA expérimenté et pédagogue

Si l’audit interne est une exigence de la norme, ne perdons pas de vue qu’il doit il constituer également  une opportunité d’amélioration pour votre entreprise !

Le responsable Qualité doit donc, au terme de l’audit, avoir en main un rapport qui soit une feuille de route claire sur le travail restant à accomplir pour le « vrai » audit.

Quant au directeur de l’établissement, il doit avoir l’impression que l’investissement dans la démarche qualité lui apporte des axes de progrès concrets et pertinents pour son activité.

 

Notre démarche d’auditeur:

Un bon audit se caractérise à la fois par:

– Une recherche rigoureuse d’écarts par rapport à la norme afin d’éviter toute mauvaise surprise lors des audits de certification, ou de suivi.

– Une enquête au cœur de votre organisation pour mettre en exergue les points forts et les points à améliorer sur les thématiques les plus importantes et les plus critiques pour votre entreprise.

Notre méthode d’audit est calquée sur celle que vous retrouverez le jour « J » auprès de l’auditeur mandaté par l’organisme de certification, avec quelques touches de valeurs ajoutées en plus issues de plusieurs années de pratique:

1) Une phase préparatoire: L’étude des documents

 

Durant cette phase, l’auditeur demande à l’entreprise un certain nombre de documents pour préparer sa venue.

L’auditeur vous demandera l’ensemble des documents 2 semaines avant le jour J (3 semaines si il s’agit d’un audit de certification).

Cette phase est aussi appelée « première partie d’audit ».

Parmi ces documents citons:

– Le Manuel Qualité (et si ces documents ne sont pas inclus dans le manuel: )

– L’organigramme de l’entreprise

– La Politique Qualité

– La cartographie des processus

– Les 6 procédures obligatoires

– Les procédures métiers

– Les rapports d’audits précédents

– Les indicateurs calculés et les objectifs s’y rapportant

– Les exemples d’enregistrements faisant état du traitement de vos non conformités (et actions préventives)

 

2) L’audit

 

2.1) La réunion d’ouverture

Celle-ci dure environ une heure quelquefois moins.
Elle permet aux différents acteurs de se présenter et de clarifier les différentes points qui seront abordés.
Les présences de la direction, du responsable Qualité et des pilotes sont souhaitées mais non obligatoires
Les éléments constitutifs de cette réunion sont:
– La Présentation des différents acteurs des journées d’audit

– Des questions de l’auditeur sur les changements survenus dans l’entreprise depuis le précédent audit
– Un point rapide sur les conclusions de l’audit précédent
– Le rappel de l’objectif de l’audit, ainsi que des moyens permettant de rassembler les preuves au cours de l’audit.
– Les explications de l’auditeur sur les  éléments tenant lieu de preuve lors d’un audit.
– La confirmation du périmètre d’audit et exclusions le cas échant.

– Les Modalités de communication durant et après l’audit ( y compris en ce qui concerne la restitution et l’envoi du rapport d’audit).
– Les explications sur les gradations des conclusions:

• Les points forts
• Les non-conformités majeures
• Les non-conformités mineures
• Les observations/Remarques
• Les opportunités d’amélioration

– Le Rappel du plan d’audit
Durant ce point, l’auditeur fait un tour de table pour voir si de nouveaux impératifs imposent une modification du plan d’audit initial

– Les Questions et Réponses entre les futurs audités et l’auditeur.

2.2) L’audit  sur le terrain

L’auditeur suit le plan d’audit et passe de processus en processus en comparant les exigences du référentiel ISO 9001:2015 et  l’organisation effective de l’entreprise.
Chaque fois qu’un écart est constaté, il en informe immédiatement et en toute transparence les audités afin d’éviter tout quiproquo et le cas échéant réviser ses constatations à chaud.
Il porte également son regard sur l’efficacité des pratiques qui ont cours, afin de les signaler lors de la réunion de clôture.
Il veille à instaurer un climat de confiance mutuelle et échange avec les audités en adaptant son discours afin d’être compris de tous.
Il formule toutes ces conclusions intermédiaires de façon pédagogique et n’hésite pas à expliquer aux audités quels éléments l’ont conduit à formuler un écart et quelle exigence est prise en défaut.
L’auditeur prend soin de préserver l’activité normale de l’entreprise durant l’audit en interrogeant de façon concise et en faisant le moins de bruit possible.
Il donne rendez-vous aux pilotes pour la réunion de clôture.

2.3) La réunion de clôture

(Présences souhaitées mais non obligatoires de la direction, du responsable Qualité et des pilotes)
Pour préparer cette réunion, l’auditeur prend généralement entre 20 minutes et 45 minutes pour rassembler et structurer ses conclusions avant de les présenter.
Durant cette réunion, l’auditeur rappelle l’objectif de l’audit et présente:

• Les points forts
• Les non conformités majeures (le cas échéant)
• Les non conformités mineures (le cas échéant)
• Les remarques aussi appelées observations ou points faibles
• Les opportunités d’amélioration

Il indique un délai pour répondre aux écarts ainsi que pour l’envoi du rapport d’audit.
Enfin, il invite à la discussion les participants et répond aux questions.

3) La levée des écarts

L’auditeur statue sur la levée des écarts aux dates indiquées dans le rapport d’audit en jugeant de la pertinence des réponses apportées.

Selon la nature des non conformités, cette levée des écarts peut se faire hors ou sur site à l’occasion d’un retour de l’auditeur pour l’occasion.

 

L’audit par sa rigueur mais aussi par sa faculté à réinterroger le modèle des organisations des entreprises, entraine une implication importante des différents acteurs et se révèle être un outil de progrès rare.